The Eisenhower Matrix: get things done

Met zoveel belangrijke taken tegelijkertijd is het moeilijk om ze ook daadwerkelijk uit te voeren. Dit kan zorgen voor stress. De 34ste president van de Verenigde Staten, Dwight Eisenhower, bedacht een oplossing. Voordat hij president werd, was hij generaal in het Amerikaanse leger en opperbevelhebber van de NAVO. Eisenhower moest elke dag weer moeilijke beslissingen nemen, en bedacht daarom zelf de Eisenhower Matrix: de oplossing om urgente zaken voorrang te geven.

Minder stress en meer productiviteit

Hoe werkt de Eisenhower Matrix? Het gaat erom dat je je taken gaat indelen in vier verschillende  niveaus.  

DO

Het eerste niveau is Do. Hier gaat het om de belangrijkste taken, die het liefst vandaag, en morgen op zijn laatst gedaan moeten worden. Deze taken zijn belangrijk voor je carrière en je leven. De urgentie is dus hoog. Voorbeeld van een taak die in de eerste sector thuishoort: een rapport of document schrijven voor je baas.

DECIDE

Het tweede niveau is Decide. Deze taken zijn belangrijk, maar minder urgent. Hieronder vallen de taken die niet persé dezelfde dag nog gedaan moeten worden, maar zeker verwerkt moeten worden in je agenda. Voorbeeld van een taak die in de tweede sector thuishoort: een bezoek aan de gym, of alvast research doen voor een artikel.

DELEGATE

Het derde niveau is Delegate. Hier gaat het om taken die minder belangrijk zijn, wel urgent, maar die je kunt delegeren. Voorbeeld van een taak die in de derde sector thuishoort: iemand belt je met de vraag of je iets voor hem/haar wilt doen of dat je bijvoorbeeld een vergadering bij wilt wonen. Vervolgens kun jij iemand aanwijzen die volgens jou beter voor die taak geschikt is. Of in het geval van de gunst: geef de noodzakelijke informatie aan de persoon terug en laat hem/haar het probleem zelf oplossen.

DELETE

Het vierde niveau is Delete. Oftewel: verwijder de dingen die je eigenlijk helemaal niet zou hoeven doen.  Een voorbeeld van een taak die in de vierde sector thuishoort: gamen, op social media rondstruinen, zonder reden op het internet surfen, spam op je email uitzoeken, ect.

Rust en controle

Research laat zien dat beslissingen maken zijn invloed heeft op emoties, en dus ook op het humeur. Angst, depressie en stress worden inderdaad vaak in verband gebracht met vast zitten, het niet kunnen maken van beslissingen en knopen doorhakken. Een handige matrix als die van Eisenhower maakt het jou makkelijker om taken te verdelen en te organiseren op basis van belang. Dit geeft jou de controle over je taken en dus rust.

Als je nauw met iemand samenwerkt (collega, assistent, partner) kun je die persoon ook aan je matrix board toevoegen en taken onderling verdelen.

Een groot gedeelte van de stress die je krijgt van veel taken komt doordat ze niet op één plek staan. Je krijgt mails binnen die belangrijk zijn maar die je niet meteen kunt beantwoorden. Wanneer je een visual board creëert heb je heel handig alle belangrijke taken op één plek. Met Trello kun je een handig board maken waarbij je belangrijke emails direct op je board komen te staan. Het enige wat jij hoeft te doen is ze goed te categoriseren.

Door alleen al te kijken naar je scherm krijg je een gevoel van rust en controle. Doe alleen de allerbelangrijkste taken in de eerste sector. Taken die wel urgent zijn maar niet persé belangrijk kun je vaak makkelijk delegeren.

De Eisenhower Matrix houdt je productiviteit optimaal en je taken georganiseerd. Het is een makkelijke manier om je taken de verdelen op vier niveaus.